Wenn Word-Dokumente Ihr Haus verlassen, ist es oft wünschenswert, dass der Empfänger den konkreten Bearbeiter oder Überarbeiter des Dokumentes nicht erfährt. Deshalb hält Word eine etwas versteckte Funktion bereit, die Benutzerdaten nachhaltig entfernt (Datei-Auf Probleme prüfen).
Was viele nicht wissen, nutzt man diese Funktion, dann werden in dem Dokument auch in Zukunft immer beim Speichern, die persönlichen Daten entfernt. Diesen Dokument-Zustand kann man wieder aufheben, allerdings ist auch diese Funktionalität nicht leicht zu finden.
Um den Zugriff auf die Anonymisierungsfunktion zu vereinfachen, habe ich ein Word-Add-In geschrieben, das hier zur freien Verwendung bereit steht.
Anleitung.
- Lade die Zip-Datei herunter und ent-zippe die darin enthaltene Datei, Anonymisieren&Ent-Anonymisieren.dotm.
- Speichere die Vorlage in das Startverzeichnis von Word.
- Beim nächsten Öffnen von Word findest Du ein neues Register, Persönliche Daten, im Menüband.
- Auf diesem Register befinden sich zwei Schaltflächen (Siehe Screenshot) zum Anonymisieren und Ent-Anonymisieren des aktuellen Word-Dokumentes.
Hinweis: Sollten das Add-In nicht wie erhofft arbeiten, dann ist wahrscheinlich das Ausführen von nicht signierten Makros in Office in Deiner Umgebung deaktiviert.