Vor ein paar Wochen hatte ich die Fragestellung:

Wie kann man möglichst ohne viel Kosten und Aufwand Umfragen und Datenerhebungen mit Externen durchführen? Dabei sollte mehr oder weniger automatisch eine Auswertungstabelle mit allen Antworten generiert werden. Das Speichern der Daten bei einem Cloud-Anbieter war keine Option.

Die Lösung, die alle Beteiligten sehr zufrieden gestellt hat, war ein PDF-Formular.  Die Datenerfassung und Datenauswertung lief so unkompliziert, dass nun schon die nächste Aktion geplant ist.

Wie das funktionieren kann, zeige ich hier an einem kleinen Beispiel.

Sie benötigen dazu ein Tool, mit dem man PDF-Formulare erstellen und die Daten aus den ausgefüllten Formularen exportieren kann. Unsere Wahl fiel auf Kofax Power PDF Advanced . Dieses Programm kostet derzeit einmalig 180 € (https://www.kofax.de). Aus meiner Sicht, lohnt sich die Anschaffung vorallem dann, wenn man häufiger in die Verlegenheit kommt, PDF-Dokumente bearbeiten zu wollen.

Die Lösung besteht aus zwei Dateien:

• Namensschilder_Hauptdokument.docm (Makro beim Öffnen)
• Namensschilder_Datenquelle.xlsx

Kürzlich hatte ich die Aufgabe, in der Kopfzeile eines Standardbriefbogens Logos für Zertifizierungen dynamisch auszutauschen. Na, das kann ja nicht so schwer sein, dachte ich mir. Wie sich herausstellte, ist doch einiges dabei zu beachten, so dass mir das Thema einen Blog-Beitrag wert erscheint. Hier also eine kleine Anleitung. Die Beispiellösung liegt zum Download bereit (Siehe weiter unten).

Seit Office 2013 steht der Befehl "Zuletzt verwendete Datei öffnen" auf der GUI nicht mehr für die Übernahme in die Symbolleiste für den Schnellzugriff zur Verfügung. Statt dessen gibt es den Befehl "Öffnen", der zur Liste der zuletzt verwendeten Dokumente (Backstage) führt. Auch der Befehl "Öffnen (Strg+O)", der direkt die Auswahl einer Datei aus dem Office-Öffnen-Dialog ermöglicht, fehlt. Nennt mich altmodisch, aber ich mag die beiden. Ich möchte Euch zeigen, wie man diese Befehle wieder in die Schnellstartleiste aufnimmt.

Lösungsansatz:
Im Gegensatz zu COM-Add-Ins können in Word-Add-Ins Tastenkombinationen für Makros und Vorlagen vergeben werden.
Die Lösung, die hier vorgestellt wird, besteht nun darin, ein solches Word-Add-In zu erstellen und dort über Makros Methoden des COM-Add-Ins aufzurufen. Den Makros werden im Word-Add-In Tastenkombinationen zugewiesen. Damit der Aufruf der COM-Add-In-Methoden funktioniert, müssen dies für andere Lösungen verfügbar gemacht werden.
Das Word Add-In kopiert man dann in das Start-Verzeichnis von MS Word. Damit wird es zu einer globalen Dokumentvorlage.

Automatische Seitennummerierung in Word kann zur Herausforderung werden, wenn man beispielsweise den Wunsch hat, auf der aktuellen Seite den Verweis auf eine Folgeseite zu erstellen, der auf der letzen Seite natürlich nicht erscheinen soll. In dem hier zur Verfügung gestellten Beispiel wird eine Lösung vorgestellt, die auch funktioniert, wenn die Seiten statt numerisch, alphabetisch nummeriert werden. Sie erledigt ihre Arbeit auch, wenn die Nummerierung nicht am Anfang beginnt.

Hier die Feldfunktion für die Bestimmung der Nummer der Folgeseite:

Vielleicht hattet Ihr auch schon einmal den Wunsch, mehrere Worddokumente, die zu einem Vorgang gehören, in einem Dokument zusammenzufassen. Word macht das möglich durch das Anlegen mehrerer Abschnitte. Allerdings ist die Handhabung von Abschnitten etwas tricky. Erleichterung schafft da dieses Add-In.

Welche Informationen und in welcher Reihenfolge in Word ausgegeben werden, kann man selbst festlegen.

Manchmal sind es ja auch die kleinen Sachen, die das Leben leichter machen. Heute hätte ich da ein hilfreiches Tastenkürzel für Euch.

Tabellen, die man in Word einfügt, werden mit Rahmen um jede Tabellenzelle erzeugt. Häufig ist das nicht das, was man will. Es braucht ein paar Klicks, wenn man alle Rahmen entfernen möchte. Ganz schnell geht es mit der Tastenkombination: Strg + Alt + U.

Für die Anrede im Brief ist durchaus einiges zu beachten:

1. Gibt es überhaupt einen Ansprechpartner, oder kenne ich nur den Namen der Firma oder der Institution?
2. Ist der Ansprechpartner ein Herr oder eine Dame?
3. Hat der Ansprechpartner einen Titel?
4. Träger von Amtsbezeichnungen, zum Beispiel Professoren, werden nur mit Ihrem Amt, nicht mit dem Nachnamen angesprochen.

Diese Logik kann man bereits in die Empfängerliste des Sereinbriefes etablieren. Damit wird es auf dem Hauptdokument einfacher.

Hier die Formel:

Wer für Serienbriefe Empfängerlisten aus Excel verwendet, kennt vielleicht das Problem: Werden von dort Uhrzeiten im Serienbrief verwendet, dann erscheint die Uhrzeit im amerikanischen Format (Siehe Bild links).

Abhilfe schafft der Formatschalter \@ "HH:mm" (Siehe Bild rechts).

Von diesen Formatschaltern gibt es viele.

Nützlich ist auch \# "00000" um beispielsweise Postleitzahlen, die in Excel als Zahlen eingetragen sind, immer mit 5 Stellen, also auch mit führenden Nullen, darstellen zu können.

Um einen Geldwert zu formatieren, könnte man beispielsweise den Formatschalter

\# "#.##0,00 €" verwenden. Es werden der Tausender-Trenner, zwei Dezimalstellen und das Euro-Zeichen ausgegeben.

Aktuell finde ich auf den Seiten von Microsoft keine schöne Auflistung aller Formatschalter. Hier (https://support.office.com/de-de/article/liste-der-feldfunktionen-in-word-1ad6d91a-55a7-4a8d-b535-cf7888659a51?redirectSourcePath=%252fde-de%252farticle%252fEinf%25c3%25bcgen-und-Formatieren-von-Feldfunktionen-in-Word-893e86ef-6623-457b-b551-788ea2ee93c8&ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE#bm7) sind bei den jeweiligen Feldfunktionen immerhin auch Informationen zu Formatschaltern zu finden. Leider sind die nicht vollständig.